Toimintakertomus 2018

29 KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ TAVASTIA - TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2018 monisoittopuhelinnumerolla ja Ohjauspisteen sähköpostilla. Ohjauspiste on palvellut erilaisia ryhmiä kuten te-pal- veluita, järjestöjä, eri kouluasteiden opinto-ohjaajia, yksilövalmentajia, henkilöstöpalveluyrityksiä, yksittäisiä koulu- tuksista kiinnostuneita sekä ammattiopiston omia opiskelijoita ja opettajia. Maahanmuuttajat ovat olleet Ohjaus- pisteen aktiivisia asiakkaita. Uraohjaaja aloitti vakituisesti Opiskelijapalvelun osastolla. Uraohjaajan toimenkuvaan on kuulunut olennaisesti työ- elämäyhteistyö. Ohjauspisteen hakuneuvontaa on annettu mm. seuraavissa asioissa: yhteishaku, jatkuva haku, oh- jattu haku, työvoimakoulutus, Valma -koulutus, maahanmuuttajien perusopetus tai muu maahanmuuttajille tarkoi- tettu koulutustarjonta sekä ohjaus tarvittaessa muiden oppilaitosten tarjontaan ammatillisen koulutuksen reformi on huomioitu toiminnassa. Reformin mukaiset hakeutumisväylät otettiin käyttöön, valintatiimi vakiintui opiskelija- valintapäätösten valmistelua varten ja hakuprosesseja kehitettiin yhdessä Oph:n kanssa Hyvinvointipalvelut -pisteen käyttöönotto sekä yhteisöllisen opiskeluhuollon ylläpito ja kehittäminen • Hyvinvointipalvelut -monipalvelupiste aloitti vuoden alussa S- rakennuksessa. Monipalvelupiste kattaa opiskeluter- veydenhuollon ja psykososiaalisen tuen palvelut. Opiskeluhuollon psykologipalveluiden resurssia lisättiin toisella psykologilla. Yhteisöllistä työtä jatketiin mm. järjestämällä Freedom- ryhmätoimintaa, kerhotoimintaa, opiskelija- kunta- ja tuutoritoimintaa, teemaviikkoja ja liikuntatapahtumia sekä Opi-kuntoutusta päivitettiin Opiskeluhuolto- suunnitelma ja Päihdetoimintaohje. Primus -opiskelijahallinto-ohjelman hallittu käyttöönotto • Primus ja siihen liittyvä käyttöliittymä Wilma on otettu hyvin käyttöön nopealla aikataululla. Käytön myötä on tullut esille uusia tarpeita ja haasteita, joihin on löydetty ratkaisut. Wilman kautta prosesseja on saatu toimivimmiksi esim. osaamisen tunnistamisten osalta. Wilman vuorovaikutteinen viestintämahdollisuus opiskelijoiden ja huoltajien kanssa on helpottanut tiedottamista ja yhteydenpitoa Ravitsemis- ja siivouspalvelut Henkilöstön tukeminen muutoksessa • Siivouspalvelussa uutena asiana otettiin käyttöön yhdistelmätyö, moniosaaminen. Työpäivä koostuu siivouksesta ja astiahuollosta, viisi henkilöä toimii moniosaajan tehtävässä. Töiden mitoitusta ja kuormitusta seurattiin aktiivisesti. Ravitsemispalveluissa haettiin hyvää toimintatapaa ja aikataulutusta henkilöstöä kuunnellen. Uusien koneiden ja laitteiden käyttöönotto • käyttöönottoon liittyvät perehdytykset tehty S- ja A -taloihin. Toimintojen muutokset ja henkilöstön koulutus • Tilat ovat muuttuneet, remontit valmistuneet ja keittiöt saatiin käyttöön. Osaamisvajetta havaittu; tehtävänkuvia tarkasteltiin ja uusiin tiloihin siirryttäessä henkilöstölle järjestettiin täydennyskoulutusta. Talous- ja henkilöstöhallinto Talouden suunnittelun ja seurannan kehittäminen • Kuntari-raportointijärjestelmän porautumismahdollisuuksia kehitettiin. Laskentatunnisteita päivitettiin vastaamaan organisaatiomuutoksia. EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämien toimenpiteiden toteutus • salatun sähköpostin ja salattujen pdf-dokumenttien käyttöönotto, tehty KuntaPron kanssa tietojenkäsittelysopimus ja toteutettu Populuksen versiopäivitys, työterveyshuoltosopimuksessa tietosuojaliite Laura rekrytointijärjestelmän palvelusopimuksen päivitys, päivitetty tietosuojaseloste ja tietojenkäsittelyohje Prosessien kehittäminen • vuosityöajan käyttöön liittyviä prosesseja kehitettiin. Markkinointi ja viestintä Digitaalisen viestinnän edelleen kehittäminen; some-välineet, digimateriaali, Tavastian viestintävälineet tutuksi koko henkilökunnalle, viestintähenkilöstön koulutus • Jokaisella oppilaitoksella on oma facebook-sivusto ja instagram. Koulutusmainoksien ja artikkelien www-sivupohjat muutettiin helposti somejaettaviksi. Painettua materiaalia ja printti-ilmoituksia vähennettiin. Viestintävälineet tu- tuksi -koulutuksia pidettiin henkilökunnalle. Viestintä jalkautuu osastoille ja kaikkiin oppilaitoksiimme; viestintä yhteiseksi asiaksi • Viestintä jalkautunut satunnaisesti osastoille. Www-sivupohjat muutettiin, että henkilökunnan olisi helpompi jakaa materiaalia omissa somekanavissaan. Koko kuntayhtymän henkilöstölle tehtiin viestintäkysely, jonka tuloksia hyö- dynnetään viestinnän suunnittelussa. henkilökunnan toivomuksesta otettiin lokakuussa käyttöön sähköinen viikko- tiedote. Oman toiminnan uudelleenjärjestely ja prosessien kehittäminen • Tiedottajan työpiste on J-rakennuksessa, markkinointisihteerin ja viestintäpäällikön työpiste K-rakennuksessa; yh- teiset tiimipalaverit kahden viikon välein. Tavastian oppilaitoksille tehtiin mainosprosessi ja henkilökorttiprosessi uusittiin.