Toimintakertomus 2018

7 KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ TAVASTIA - TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2018 Yhtymähallitus hyväksyi vuoden 2018 talousarvion toteuttamisohjeen, jossa annettiin tarvittavat ohjeet keskeisten talou- denhoitoa koskevien asioiden hoitamiseksi. Tarkastuslautakunnalle on raportoitu toimintavuoden aikana säännöllisesti olennaiset kuntayhtymässä kulloinkin käsitte- lyssä/valmistelussa olevat asiat. Hallintosääntö uudistettiin toimintavuoden aikana kahdesti. Ensimmäisellä kerralla hallintosääntö päivitettiin vastaamaan kuntalain muuttuneita vaatimuksia mm. konserniohjauksen, sopimusten hallinnan ja taloudenhoidon osalta. Myöhemmin hallintosääntöä päivitettiin vastaamaan ammatillisen reformin tuomia uusia vaatimuksia. IMS-toiminnanohjausjärjestelmää päivitettiin toimintavuoden aikana säännöllisesti. Opetuksen ja tukipalveluiden laatua on arvioitu opiskelijakyselyllä ja ARVO-kyselyllä. Ammattiopistossa toteutettiin sisäinen auditointi reformin toimeenpanosta. Teemoina olivat strategia, HOKS, Arvo-palautteet, työpaikalla järjestettävä koulutus, osaamisen arviointi ja Wilman toimivuus. Raportit ja niihin liittyvät tehtävät kirjattiin IMS-järjestelmään. Riskienhallinta Oppilaitoksen omaisuutta, henkilöstöä ja opiskelijoita kohtaaviin mahdollisiin riskeihin on varauduttu vakuutusturvalla. Va- kuutusmeklarin avustuksella tehtiin toimintavuoden aikana muutoksia vakuutusturvan kattavuuteen. Työympäristön vaaro- jen ja riskien arviointia päivitettiin jokaisella osastolla Riski-Arvi-työkalua hyödyntäen. Kiinteistöihin liittyviä peruskorjauksia tehtiin mm. A-rakennuksen mittavalla peruskorjauksella ja tilamuutostöillä. Lisäksi D- rakennuksen vesikaton vesieristeet ja kattopellitykset uusittiin. C-rakennukseen tehtiin IV-kanavien nuohous ja E-rakennuk- sessa toteutettiin sisäilmatutkimus. Lisäksi toimintavuoden aikana tehtiin muita pienempiä kiinteistöihin kohdistuvia kor- jaustöitä. Kuntayhtymän kiinteistöissä ilmeneviin pieniin korjaustöihin on varauduttu talousarviossa. Opiskelijoiden ja henkilöstön tapaturmatilastoja on käsitelty työsuojelutoimikunnan kokouksissa. Syksyn 2018 aikana jokai- sessa kiinteistössä järjestettiin poistumisharjoitus. Turvallisuushavaintoilmoituksia seurattiin säännöllisesti työsuojelutoimi- kunnan kokouksissa, ja olennaisiin riskeihin puututtiin. Työsuojelutoimikunta piti sisälle suojautumiseen liittyvän katselmuk- sen S-rakennuksessa. Rahoitusriskeihin on varauduttu seuraamalla kuntayhtymän maksuvalmiutta. Maksuvalmiustilanne on raportoitu yhtymähal- litukselle kaksi kertaa vuodessa. Käytössä on yhtymävaltuuston hyväksymä kuntatodistusohjelma, jolla turvataan maksuval- miutta tulevaisuudessa. Kuntayhtymän kassavaroja on sijoitettu runsaat kaksi miljoonaa euroa kuntayhtymän sijoitustoimin- nan perusteiden mukaisesti. Sijoitussuunnitelman pääpaino on ollut sijoittaa kassavaroja mahdollisimman turvallisesti otta- malla kuitenkin huomioon tuottovaatimus. Valtiontalouden säästötoimet ovat luoneet kuntayhtymälle merkittävän toiminnallisen ja taloudellisen riskin. Toimintavuo- den aikana toteutettiin yhtymähallituksen hyväksymää talouden sopeuttamisohjelmaa ja lisäksi tehtiin osastokohtaisia rat- kaisuja talouden sopeuttamiseksi vallitsevaan tulopohjaan. Kaupungin palveluverkkoratkaisu toi epävarmuutta tulevien vuosien kiinteistöratkaisuille. Tilojen ulosvuokrausta lisättiin vuokraamalla kuntayhtymän tiloja turvakodille. Omaisuuden hankintamenettely on ohjeistettu. Kuntayhtymä on mukana useissa KuntaPro Oy:n kilpailuttamissa tuoteryh- missä. Hankintalain mukaisten kilpailutusten tekemisiin on saatu tukea KuntaPron hankintayksiköltä. Omaisuuden hoidon vastuuttaminen on tehty hallintosäännössä. Irtaimistoluetteloiden päivitystyötä jatkettiin. Käyttöomaisuuden luovutus on ohjeistettu taloussäännössä. EU:n tietosuoja-asetuksen tulon myötä kuntayhtymälle nimettiin tietosuojavastaava ja varahenkilö. Koottiin tietosuojatiimi, joka kokoontui ulkopuolisen konsultin kanssa kevään aikana viidesti työsuojatyöpajoihin valmistelemaan asetuksen voi- maantuloa. Tietosuojatiimi kokoontui lisäksi syksyllä kaksi kertaa. Henkilöstö perehdytettiin koulutuksin ja Moodle-oppimisalustalle luodun GDPR-kurssin avulla. Henkilöstön pitää myös suo- rittaa Arjen tietosuojakoulutuksen tentti hyväksytysti. Vuodenvaihteessa tietosuojatestin oli suorittanut n. 60% henkilökun- nasta. Tietosuojaa on parannettu ohjeistuksin ja käytännön toimin, esimerkiksi ottamalla käyttöön salaus sähköpostivies- teille ja älypuhelinten suojauksen parannuksin. Tietosuojaloukkauksia ilmoitettiin tietosuojavastaavalle 4 tapausta. Loukkaukset koskivat kuitenkin hyvin pientä joukkoa rekisteröityjä ja olivat luonteeltaan sellaisia, ettei loukkauksista katsottu tarpeelliseksi tehdä ilmoitusta tietosuojavaltuute- tulle.